Ugodnost je predvsem pri postopkih v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma. Kopij osebnih dokumentov vam ni treba notarsko overjati, ampak jih lahko potrdijo tudi druge osebe vredne zaupanja. Stranke običajno napotim na slovenskega odvetnika s pisarnama v Ljubljani in Celju, ki že pozna postopek britanske identifikacije, tako da je vse opravljeno v enem obisku. Več o tem najdete pod pogostim vprašanjem o potrebnih dokumentih za ustanovitev podjetja.

Potrebni dokumenti – dokazilo o identiteti in dokazilo o naslovu

Vse kar boste potrebovali za ustanovitev podjetja, je eno dokazilo o identiteti ter eno dokazilo o naslovu. Identitete in naslova ne morete dokazovati z istim dokumentom (npr. potni list je lahko ali dokazilo o identiteti ali dokazilo o naslovu, ampak v vsakem primeru potrebujete še eno dokazilo).

Stranke običajno napotim na slovenskega odvetnika s pisarnama v Ljubljani in Celju, ki že pozna postopek britanske identifikacije, tako da je vse opravljeno v enem obisku.

Dokazili boste potrebovali za vsakega od direktorjev ter za vsako od oseb z znatnim vplivom (običajno so to ustanovitelji z več kot 25% deležem ali ustanovitelj z največjim deležem).

Pri nas vam dokumentov v slovenščini ni treba sodno prevajati, mora pa oseba, ki certificira kopije dokumentov, razumeti angleško in potrditi, da je videla dokument in da je kopija enaka originalu, z angleškim besedilom “Certified to be a true copy of the original seen by me” (za dokazila o naslovu) oz. “I certify that this is a true likeness of [vaše polno ime, z ustreznim nazivom Mr., Mrs., Ms., Miss, Dr. in podobno] and I have seen the original document” (za fotografska dokazila o identiteti).

Pravna podlaga

To tako imenovano „identifikacijo stranke“ moramo opraviti v skladu z zakonodajo o preprečevanju pranja denarja ter o preprečevanju financiranja terorizma. S spremembo zakonodaje se lahko spremenijo tudi tukaj opisane zahteve.

Primeri ustreznih dokumentov

Za fizične osebe iz EU, ki še nimajo britanskih dokumentov ali odprtega računa pri britanski banki, so primeri ustreznih dokazil o identiteti:

• potni list,
• osebna izkaznica

Primeri ustreznih dokazil o naslovu so:

• potni list,
• osebna izkaznica,
• vozniško dovoljenje (nova, kartična oblika),
• manj kot 3 mesece star račun za običajne redne storitve, vezane na naslov („utility“), npr. račun za elektriko ali plin ali vodo ali telefon (račun za mobilni telefon ne šteje). Račun mora biti izdan v papirni obliki (izpisek online računa ne šteje) in mora biti naslovljen na identificirano osebo s polnim imenom in naslovom.

Certificiranje dokumentov in pošiljanje

Kadar vas ne identificiramo v živo, nam ne pošiljate originalnih dokazil, ampak dokazilo osebno pokažete zaupanja vredni / nadzorovani osebi, ki preveri, da dokument izgleda vredu, da slika na dokumentu ustreza vašemu videzu, naredi kopijo dokumenta, jo certificira ter nam jo pošlje.

Med osebami, ki lahko certificirajo kopije dokumentov, so npr.:

• notarji,
• odvetniki,
• računovodje in revizorji,
• župniki,
• zdravniki,
• zobozdravniki,
• učitelji in profesorji.

Osebe morajo biti v javnem registru in dosegljve preko službene telefonske številke, ki jo podajo na svojem certifikatu.

Oseba, ki certificira kopijo dokumenta, ne sme biti z osebo, na katero se nanaša dokazilo:

• v sorodu,
• živeti na istem naslovu,
• v razmerju / povezana oseba.

Kopija dokazila se certificira tako, da oseba, ki opravi certificiranje, dopiše na isti list, na katerem je kopija:

•  izjavo v angleškem jeziku
  • na kopiji dokazila o identiteti, s fotografijo: “I certify that this is a true likeness of [vaše polno ime, z ustreznim nazivom Mr., Mrs., Ms., Miss, Dr. in podobno] and I have seen the original document”
  • na kopiji dokazila o naslovu „Certified to be a true copy of the original seen by me“,
• datum,
• podpis,
• pod podpisom, razločno izpisano polno ime,
• svoj poklic in registrsko številko pod katero je registrirana pri svojem nadzornem organu,
• žig podjetja, če se uporablja (oz. osebni žig),
• službeni naslov (ali svoj naslov, če službeni naslov ni relevanten),
• službeno telefonsko številko, preko katere je dosegljiva.

Pomembni detajli glede kopij dokumentov

• Kopija dokumenta ne sme biti barvna.
• Kopija dokumenta mora biti jasno čitljiva, z jasno razvidnim polnim imenom, naslovom, datumi.
• Certifikat mora biti na isti strani lista kot kopija dokumenta, vendar tako, da ne prekriva same kopije dokumenta.

Pri minimalnem poslovanju, računajte na okoli £1,000 letno za nujno administracijo (plus 20% DDV):
– najem registrskega naslova £300;
– zaključek poslovnega leta (priprava izkazov, davčne napovedi, ter objava oz. oddaja le-teh) £500;
– letna izjava, da so podatki v registru podjetja ažurni (£13), ter drugi podobni manjši stroški, kakršna je pristojbina za nadzor informacijskega pooblaščenca (odvisno od dejavnosti podjetja).

V primeru, da se prijavite v sistem DDV, računajte dodatno na četrtletni strošek oddaje DDV napovedi (£200 x 4 letno) ter na strošek računovodskega softvera.

Ko je dovolj prometa, da je potrebno sprotno računovodenje, računajte še na stroške le-tega (od £50 mesečno) ter računovodskega softvera (od £12 mesečno).

Naša prednost je v poznavanju ERP sistemov, tako da lahko tudi na tisoče mesečnih transakcij na Amazonu obvladujemo z minimalno ročnega knjigovodenja in brez dragih specializiranih dodatkov za Amazon (ki so smiselni oz. nujni pri še večjem obsegu poslovanja).

Pred registracijo podjetja je smiselno dobro premisliti, na katerih naslovih boste dosegljivi za pošto uradnih institucij in na katerih naslovih bo na voljo dokumentacija podjetja, ki mora biti na voljo inšpekcijskim službam ali javnosti.

Registrski naslov (registered address) je naslov podjetja, vpisan v poslovni register. Biti mora v državi, v kateri je podjetje registrirano (t.j. v Angliji, v Walesu, na Škotskem ali v Severni Irski), in na ta naslov bo prihajala večina obvestil davčne uprave (HMRC) in registra podjetij (Companies House). Na tem naslovu morajo biti na voljo tudi zakonski registri in nekateri zapisi podjetja, razen če se registrira t.i. naslov SAIL (glej naslednjo točko).

Pri najemu registrskega naslova je pomembno, da storitev vključuje hranjenje registrov in zahtevanih zapisov podjetja, sicer potrebujete še naslov SAIL, ki mora biti prav tako v državi registracije.

Ponudniki storitev, ki nudijo najem registrskega naslova, vam bodo običajno posredovali pošto Companies House in HMRC, vsa ostala pošta bo uničena (ne glede na to, ali gre za reklamno pošto ali recimo dopis banke). Uporaba registrskega naslova za druge namene, recimo za prijavo v sistem DDV ali za dopisni naslov za banko, bo običajno kršitev pogojev najema.

Pomembno: ko se registrirate za DDV, ne navedete svojega registrskega naslova, ampak naslov, kjer dejansko poslujete.

Registrski naslov mora biti, skupaj z ostalimi predpisanimi podatki, naveden na vseh dokumentih, javnih objavah, dopisih in spletnih mestih podjetja.

Naslov SAIL (Single Alternative Inspection Location). Mogoče je določiti tudi drug naslov, na katerem bo dosegljiva dokumentacija (ali del dokumentacije), ki mora biti na voljo inšpektorjem in javnosti. Vendar mora biti tudi ta naslov v državi, v kateri je podjetje registrirano.

Poštni naslov direktorja (Directors Service Address) je naslov, na katerem lahko direktor prejema uradne dopise. Na ta naslov bosta poslovni register in davčna uprava pošiljala dopise namenjene direktorjem podjetja. Ta naslov je lahko kjerkoli na svetu in je lahko drugačen od naslova prebivališča direktorja. Tudi ta naslov je javno objavljen v registru podjetja.

Poslovni naslovi (Business Address, Office Address, Trading Address) so naslovi, ki jih podjetje uporablja pri poslovanju s svojimi poslovnimi partnerji (kupci, dobavitelji, bankami itd). Ob prijavi v sistem DDV podate naslov, na katerem se izvaja glavnina dejavnosti podjetja (Principal Place of Business).

Splošne zakonske dolžnosti

Splošne dolžnosti direktorjev so opredeljene v členih 171 do 177 Zakona o družbah (Companies Act 2006). Vendar to nikakor niso vse zakonske dolžnosti. V teh členih so naštete vseobsegajoče visokonivojske obveznosti.

Direktor mora

• Delovati v okviru pooblastil (Duty to act within powers)
  – delovati v skladu s statutom podjetja,
  – uporabljati direktorska pooblastila samo za namene, za katere so bila ta pooblastila podeljena.

• Delovati za uspeh podjetja (Duty to promote the success of the company)
  – delovati za uspeh podjetja v korist njegovih članov (delničarjev) kot celote, pri čemer mora upoštevati med drugim:
  * dolgoročne posledice odločitev,
  * interese zaposlenih,
  * potrebo po gojenju razmerij s kupci, dobavitelji in drugimi,
  * vpliv na širšo skupnost in okolje,
  * zaželjenost ugleda podjetja, da dosega visoke standarde poslovanja,
  * pravičnost do vseh članov podjetja (delničarjev);
  – statut lahko določa, da podjetje deluje v korist še koga drugega kot članov podjetja (delničarjev).

• Biti neodvisen v presoji (Duty to exercise independent judgment)

• Delovati skrbno in strokovno (Duty to exercise reasonable care, skill and diligence)

• Se izogibati konfliktom interesov (Duty to avoid conflicts of interest)
  – direktor se mora izogniti situaciji, v kateri bi imel ali bi potencialno lahko imel neposreden ali posreden interes, ki je ali bi lahko bil v nasprotju z interesi podjetja;
  – situacija ne predstavlja kršitve dolžnosti, če je ustrezno odobrena.

• Ne sme prejemati koristi od tretjih strank (Duty not to accept benefits from third parties)
  – direktor ne sme prejeti koristi od tretjih strank, ki bi bile dane iz razloga,
  * da kaj stori ali opusti kot direktor,
  * zato, da je direktor;
  – to ne vključuje recimo plačil direktorju s strani organizacije, ki podjetju nudi njegove oz. njene direktorske storitve.

• Razkriti konflikt interesov pri predlaganih transakcijah ali dogovorih (Duty to declare interest in proposed transaction or arrangement)
  – direktor mora konflikt interesov razkriti še preden podjetje vstopi v transakcijo ali dogovor,
  – razkritje se lahko npr. opravi na sestanku uprave ali z obvestilom drugim direktorjem.

Konkretnejše dolžnosti

Med pomembnimi konkretnejšimi dolžnostmi so recimo:
– odgovornost za vzdrževanje zakonskih registrov, računovodskih in drugih zapisov podjetja,
– odgovornost za sestavo in pravilnost finančnih izkazov podjetja ter letnega poročila direktorjev.

Direktorji lahko pooblastijo druge za dnevno upravljanje in izvajanje katerih od njihovih nalog, vendar jih to ne razreši odgovornosti.

Povezave do nekaj kratkih povzetkov dolžnosti direktorjev:

– strani Vlade Združenega Kraljestva,

– strani Inštituta direktorjev